Von Volkmar Helfrecht

Tipps in Sachen Zeitmanagement gäbe es sicher viele ... aber wenn es wirklich nur einer sein soll, dann dieser: Nehmen Sie regelmäßig eine Auszeit, in der Sie darüber nachdenken, was war, vorausschauen, was kommt, und entscheiden, was Ihnen nun wichtig ist.

Das hilft Ihnen, sich über Ihre Prioritäten klar zu werden und auf Ihre wesentlichen Ziele und Vorhaben zu konzentrieren – wichtigste Grundlage für ein funktionierendes Zeitmanagement.

Meine Empfehlung sind drei unterschiedliche Planungs-Auszeiten:

1. täglich ein- oder zweimal fünf Minuten
2. monatlich drei bis vier Stunden
3. jährlich ein bis zwei Tage

1. Die tägliche Planungs-Auszeit

Outlook und Smartphone haben uns die Routine geklaut, den Tag schriftlich vor- und nachzubereiten. Die früher gewohnte Auszeit mit dem handschriftlichen Planen, zumindest morgens und abends ein paar Minuten, weicht einer penetranten Software, die uns mit automatischen Erinnerungen piepsend und blinkend auf das hinweist, was wir nun zu tun haben.

Klar, der digitale Kalender hat auch diverse Vorteile, auf die manch eine(r) nicht verzichten kann. Aus diesem Grund empfehle ich Ihnen, wenn Sie Ihren Tag digital planen, zumindest ein persönliches, handschriftliches Tagebuch zu führen. Hier schreiben Sie morgens kurz auf, was der Tag bringen wird, welche Aufgaben wichtig sind und worauf Sie sich freuen. Am Abend reflektieren Sie, ob Sie das Wesentliche geschafft haben, ob Sie mit dem Tag insgesamt zufrieden sind und was er Ihnen persönlich gegeben hat.

Vor allem als Abschluss des Tages gibt Ihnen dieses Ritual einen verlässlichen Fixpunkt: Egal was der Alltag bringt, am Ende sitzen Sie mit einem guten Glas Rotwein oder auch Kräutertee auf Ihrem Balkon und reflektieren den Tag. All das Erlebte verliert an Dringlichkeit und das Wesentliche kommt gedanklich wieder zum Vorschein. Die ideale Stimmung, um einen Blick auf den nächsten Tag zu werfen.

2. Die monatliche Planungs-Auszeit

Gönnen Sie sich einmal im Monat drei bis vier Stunden, um auf die vergangenen Wochen zurückzublicken und die nächsten vorzubereiten. Richten Sie Ihren Blick besonders auf die aktuellen Jahresziele: Welche Meilensteine haben Sie erreicht, wie weit sind Sie in der Zielerfüllung und was steht in den kommenden vier Wochen an?

Selbstverständlich verplanen Sie nicht die gesamten nächsten Wochen. Letztendlich sind es ja die unvorhersehbaren Dinge, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Aber wenn wir die wirklich wichtigen Dinge nicht verbindlich einem Tag zuweisen, dann werden wir unsere Ziele nicht erreichen können. Der größte Teil im Kalender bleibt also frei für das Unvorbereitete – gleichzeitig sind jedoch die Meilensteine, die es im nächsten Monat anzupacken gilt, definiert und klar einem Tag zugeordnet.

Auch ein Blick auf die eigenen Hauptaufgaben mit den wiederkehrenden Terminen hilft, den gesamten Arbeitsbereich im Blick zu haben und festzustellen, wo der Schwerpunkt in den nächsten Wochen liegt.

Ein weiterer Fokus sind die persönlichen Beziehungen: Welche Geburtstage, Jahrestage, Gespräche und Meetings stehen an, auf die Sie sich vorbereiten wollen? Wer braucht Ihre Unterstützung, wem können Sie eine Freude bereiten, wem einen Nutzen bieten? Wem werden Sie danken und mit wem wollen Sie Ihre Zeit gerne verbringen?

Letztendlich sind es doch unsere Wegbegleiter, Freunde und Familie, die unser Leben lebenswert machen. Wir sollten gut darauf achten, dass wir sie nicht vor lauter Zeitdruck vergessen. Daher ist es ratsam, bei der monatlichen Reflexion nach Zeitfenstern Ausschau zu halten, die wir diesen Menschen widmen.

Berücksichtigen Sie in Ihrer monatlichen Betrachtung auch Ihre persönliche Finanzplanung, verwerten Sie Ihre Ideensammlung, fragen Sie sich, was Sie sich in den nächsten Wochen gönnen und welche „Tankstellen“ Ihnen Energie geben, bewerten Sie Ihre Bewegungs- und Essgewohnheiten und denken Sie mal wieder über Ihre privaten und beruflichen Lebensziele nach.

Wenn Ihnen die selbstständige Reflexion schwer fällt: Es gibt spezielle Tagebücher, wie etwa unser Compagnon, die den Prozess durch Fragen, Zitate und spielerische Elemente anregen und steuern.

3. Die jährliche Planungs-Auszeit

Besonders wertvoll ist die jährliche Klausur: ein oder zwei Tage Reflexions- und Planungszeit, in der Sie Ihre Lebensziele hinterfragen, Ihre Periodenziele anpassen, das ablaufende Jahr analysieren und die persönlichen wie beruflichen Ziele für das kommende Jahr aufstellen. Diese Auszeit bietet Ihnen zudem den Freiraum, sich einmal intensiv Gedanken über sich selbst zu machen.

Für diese besondere Klausur ist ein Ortswechsel angebracht. Ein Platz, der Ruhe und Entspannung ausstrahlt und an dem Sie sich wohlfühlen. Er sollte es Ihnen ermöglichen, sich vom Alltag zu distanzieren, um Raum für Muße und Kreativität zu schaffen. Solch eine Auszeit kann auch unterm Jahr sinnvoll sein, wenn zum Beispiel wegweisende Entscheidungen anstehen.

Diese persönlichen Klausurtage sollten für Sie keine Pflichtübung sein, sondern eine Kür, die Sie mit persönlicher Begeisterung absolvieren. Planen Sie diese Zeit deshalb wie einen Urlaub, auf den Sie sich monatelang freuen. Das erreichen Sie vor allem mit der Auswahl des Ortes sowie mit der Agenda, die Sie sich vorab überlegen.

Auf der Agenda sollten natürlich nicht nur Analysen, Zieldefinitionen und Vorgehenspläne stehen. Entspannende und Kraft gebende Elemente gehören ebenfalls dazu: der Besuch eines schönen Restaurants, der Spaziergang im Wald, die Kanutour auf dem Fluss, ein Besuch im Museum, ein tolles Konzert, die Begegnung mit besonderen Menschen, ...

Der Nutzen Ihrer Planungs-Auszeit

Probieren Sie es aus! Sie werden Ihre Reflexions- und Planungszeit lieben lernen. Solche Routinen geben uns Kraft, Verlässlichkeit und Sicherheit. Wir behalten unsere persönlichen Ziele im Fokus und erkennen wieder das Wesentliche. Gerade in schweren Phasen, die einem schon mal das Gefühl der Aussichtslosigkeit vermitteln können, sind es solche kurzen Reflexionen, die einem dabei helfen, wieder klar zu denken und souverän zu entscheiden.

Übrigens: Von unseren Planungstage-Gästen hören wir eine Aussage immer wieder: „Zeit für mich, Ruhe und Konzentration, die kreative Atmosphäre, der gedankliche Freiraum, kombiniert mit den methodischen Anleitungen ... – HelfRecht-Planungstage sind die ideale Klausur zum Reflektieren und Planen.“

Interessiert? Hier geht´s zu den Planungstage-Infos.

Und für Schnellentschlossene hier die nächsten Termine:

• bis 06.12.2018: Persönliche und unternehmerische Planungstage
• bis 12.12.2018: Persönliche Strategietage in Salzburg
• bis 11.01.2019: Persönliche und unternehmerische Planungstage
• bis 24.01.2019: Planungstage für Unternehmensführung
• bis 30.01.2019: Persönliche und unternehmerische Planungstage

Wir sind gerne telefonisch für Sie da: +49 / 09232 / 6010. Oder schicken Sie uns eine E-Mail.

Zum Autor: Volkmar Helfrecht ist Vorstand der HelfRecht Unternehmerische Planungsmethoden AG (v.helfrecht@helfrecht.de)