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Schreibkultur: Punkten Sie durch kundenorientierte Korrespondenz

Von Christoph Beck

Im Geschäftsleben korrespondieren wir heute zu einem beträchtlichen Anteil per E-Mail. Das verführt zu einem etwas „lässigeren“ Stil der Korrespondenz. Der hat auch schon auf den klassischen Geschäftsbrief „abgefärbt“. Klingt dann vielleicht hip, ist aber nicht unbedingt kundenorientiert und angemessen.

Spitzenqualität und Superservice eines Unternehmens werden abgewertet, wenn die Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern nicht ebenfalls erstklassig ist. Dazu gehört die Schreibkultur als ein – häufig unterschätzter – Erfolgsbaustein. Achten Sie darauf – denn eine gute Korrespondenz kann Ihnen beim Erreichen Ihrer Firmenziele helfen.

1. Auch wenn Sie per E-Mail korrespondieren: Legen Sie an Ihre Schreiben die gleiche Sorgfalt und die gleichen Maßstäbe an, wie Sie es bei einem Geschäftsbrief gewohnt sind. Also Duden-gemäße Rechtschreibung, korrekte Ansprache, korrekte Form, …

2. Erleichtern Sie es dem Empfänger durch Sprache und Gestaltung, Ihren Text rasch zu erfassen und beim ersten Durchlesen zu verstehen.

3. Vermeiden Sie Bürokratendeutsch mit gehäuften Hauptwörtern auf -ung oder -keit: Ersetzen Sie Substantive durch Verben, wo immer das möglich ist.

4. Bringen Sie durch aktive Aussagen Leben und Anteilnahme in Ihren Text. Passiv- und Konjunktiv-Konstruktionen schaffen Distanz.

5. Schreiben Sie positiv – das fördert das Verstehen sowie eine positive Aufnahmebereitschaft für Ihre Botschaft.

6. Formulieren Sie konkret, präzise, knapp und verständlich: Ein Gedanke pro Satz, einfache, kurze Hauptsätze statt gedrechselten Bandwurm-Schachtelsatz-Unverständlichkeiten.

7. Sprechen Sie den Leser direkt an (in Anrede, Text und Grußformel). Gestalten Sie Ihr Schreiben wie ein persönliches Gespräch mit ihm.

8. Führen Sie den Leser durch logischen Aufbau und nachvollziehbare Argumentation durch Ihren Text.

9. Geben Sie dem Brief beziehungsweise Ihrer E-Mail durch übersichtliche Gliederung und kurze Absätze eine klare, ruhige Struktur.

10. Markieren Sie besonders wichtige Informationen – wohl dosiert – durch Fettdruck, Farbe oder Unterstreichungen („Hingucker“). Achtung: In digitalen Dokumenten können solche optischen Hervorhebungen als Hyperlink missverstanden werden.

11. Vermeiden Sie längere Texte in Versalien (ausschließlich Großbuchstaben) – das erschwert das Lesen und Verstehen.

12. Und versetzen Sie sich beim Schreiben stets in die Lage des Empfängers: Würden Sie diesen Brief, diese E-Mail gerne selber bekommen?

 


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Zum Autor:
Christoph Beck ist Prokurist sowie Leiter der Unternehmenskommunikation bei HelfRecht

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