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Know-how, Anregungen, Tipps und Checklisten
Raus aus dem Teufelskreis - mit zielorientiertem Zeitmanagement
Gerade die „Macher“ haben eines meist sehr reichlich: den Drang, zu handeln. „Nur wer schafft, schafft was!“, ist ihre Devise.
Eine Weile geht das gut. Doch der Aufgabenberg wird größer, schwillt immer mehr an. Alles ist wichtig, alles ist dringend, muss gleichzeitig erledigt werden, am besten gestern schon fertig sein. Der Arbeitstag hat zehn, zwölf oder mehr Stunden – Stress und Zeitnot werden trotzdem nicht geringer. Die Fülle der Aufgaben erdrückt Kreativität und Arbeitsfreude, lähmt die Handlungsfähigkeit. Immer mehr Unerledigtes wird auf den nächsten Tag, dann auf die nächste Woche verschoben.
Auf der Strecke bleibt nicht nur der berufliche Erfolg. Auf der Strecke bleiben vor allem die persönlichen Ziele – Familienleben, Gesundheit, Sport, Hobbys, Stammtisch, Entspannung ...
Ziele und Aufgaben systematisch planen
„Zielorientiertes Zeitmanagement“ heißt der Ausweg aus diesem Teufelskreis. Nur wer seine Ziele und sein Vorgehen dorthin konsequent und systematisch plant, hat alles im Griff. Und damit die Voraussetzung geschaffen für Erfolg und Zufriedenheit in Beruf und Privatleben. Denn Erfolg ist nichts anderes als das Erreichen der eigenen Ziele.
Wer Stress und Hektik besiegen will, muss also zunächst einmal seine aktuelle Situation und seine individuellen Ziele definieren: Wo stehe ich heute? Wo will ich hin? Wie komme ich dort hin? Ohne Analyse der Startposition, ohne Ermittlung des Zieles und ohne ein Durchplanen des Vorgehens ist kein sinnvolles Zeitmanagement möglich.
Denn nur wer weiß, welches Ziel er auf welchem Weg erreichen will, kann die notwendigen Schritte auch zeitlich planen. Nicht das Zeitmanagement ist deshalb das Geheimnis erfolgreicher Menschen, sondern das Management der eigenen Ziele.
Es genügt nicht, Termine gut zu verwalten. Zielorientiertes Zeitmanagement hilft vielmehr dabei, den langen, schwierigen Weg zum Ziel in überschaubare Etappen zu untergliedern und alle Teilaufgaben, die zum Erreichen eines Zieles notwendig sind, sinnvoll und nach Bedeutung sortiert auf die zur Verfügung stehende Zeit zu verteilen.
Nach dieser Vorbereitung fällt es dann relativ leicht, die Ärmel hochzukrempeln, die anstehenden Aufgaben systematisch anzupacken und eine nach der anderen zu bewältigen.
20 Praxistipps gegen den Zeitstress
1. Planen Sie schriftlich
Das menschliche Gehirn ist ein hervorragendes Werkzeug zum Denken - aber nicht zum Merken und Planen! Niemand kann alle Schritte und Maßnahmen, die ihn zum erwünschten Ziel bringen sollen, im Kopf behalten. Planen Sie deshalb stets schriftlich.
Ihr Nutzen: Sie entlasten Ihr Gehirn und verschaffen ihm Freiraum für kreative Problemlösungen. Und: Die schriftliche Formulierung Ihrer Ziele und Pläne programmiert Ihr Unterbewusstsein bereits auf deren Realisierung.
2. Analysieren Sie Ihre aktuelle Situation
Um Ziele festlegen zu können, müssen Sie zunächst den Startpunkt bestimmen. Beschreiben Sie konkret Ihren (beruflichen und privaten) Ist-Zustand: Was stört Sie an der aktuellen Situation? Wie kam es dazu? Was wollen oder müssen Sie verändern? Warum haben Sie bisher nichts verändert? Was könnte passieren, wenn sich an der Situation nichts ändert?
Ihr Nutzen: Eine gründliche Diagnose ist die Grundlage jeder Therapie. Sie erkennen, wo´s bei Ihnen zwickt und krankt.
3. Definieren Sie Ihre Ziele
Nur wer sich über seine Ziele im Klaren ist, kann die notwendigen Schritte planen, um sie auch tatsächlich zu ereichen. Schreiben Sie deshalb auf, was Sie persönlich und mit Ihrem Unternehmen schaffen wollen. Blicken Sie 20, 30 oder noch mehr Jahre nach vorne. Seien Sie dabei mutig, optimistisch und visionär!
Ihr Nutzen: Ziele geben Sicherheit und Orientierung. Sie wissen jetzt, wo Sie einmal landen wollen. Und Sie können ein Leben lang darauf zusteuern.
4. Verteilen Sie die Ziele auf die Zeit
Ihr großes Lebensziel können Sie nicht in einem Wurf erreichen. Viele Einzelschritte und Zwischenziele sind notwendig. Leiten Sie deshalb aus Ihrem Lebensziel Periodenziele ab (was möchten Sie in den nächsten 5 bis 7 Jahren erreicht haben?), daraus dann Jahresziele und schließlich konkrete Ziele für jeden Monat.
Ihr Nutzen: Sie kennen jetzt Ihre Reiseroute. Zwischenziele weisen Ihnen den Weg und bringen Sie Ihrem Ziel näher.
5. Stellen Sie einen Jahreszielplan auf
Für den unternehmerischen und beruflichen Alltag besonders wichtig ist der Jahreszielplan. An ihm müssen sich alle Aktivitäten orientieren. Verteilen Sie deshalb Ihre Ziele und Aufgaben möglichst ausgewogen auf die nächsten zwölf Monate. Denken Sie dabei an Hochsaison und Ferienzeiten.
Ihr Nutzen: Sie legen sich einen roten Faden durch das Jahr, an dem Sie sich stets orientieren können.
6. Machen Sie Monatspläne
Nehmen Sie sich die Liste mit Ihren Jahreszielen jeden Monat einmal vor, am besten um den 20. herum. Prüfen Sie, welche(s) dieser Einzelziele Sie im nächsten Monat angehen und erreichen werden, welche Aufgaben sie unbedingt erledigen müssen, was Sie auch später tun können. Bedenken Sie, was Sie für sich persönlich in diesem Monat als besonders erstrebenswert erachten.
Ihr Nutzen: Sie konzentrieren sich auf die aktuell wichtigen Jahresziele.
7. Machen Sie ein „Zielfoto“ in Worten
Lockende Ziele steuern unsere Motivation, wecken die innersten Kräfte, sind der stärkste Antriebsmotor für Erfolge. Formulieren Sie deshalb jedes Ziel so, als ob Sie es schon erreicht hätten. Machen Sie ein „Zielfoto in Worten“. Beschreiben Sie sehr emotional Ihre Gefühle nach dem Zieldurchlauf.
Ihr Nutzen: Glaube versetzt Berge. Erstrebenswerte Ziele werden eine magische Anziehungskraft auf Sie ausüben und Ihre Kreativität spürbar beflügeln
8. Planen Sie den Weg zu jedem Ziel
Legen Sie fest, wie Sie vom Start zum Ziel kommen. Listen Sie alle Mittel und Maßnahmen auf, die nötig sind: „Wen oder was brauche ich, um mein Ziel zu erreichen?“ und „Was muss ich dazu tun beziehungsweise veranlassen?“ Kalkulieren Sie Hindernisse ein: „Was könnte passieren? Wie reagiere ich?“ Berücksichtigen Sie auch Ihre Ressourcen: „Welche Kosten entstehen - welche Mittel habe ich zur Verfügung? Wie viel Zeit benötige ich - wie viel Zeit habe ich?“
Ihr Nutzen: Sie erkennen, wie Sie Ihre nächsten Ziele erreichen, welche Ausrüstung und welche Begleiter für die Reise notwendig sind.
9. Machen Sie einen Zeitplan
Verteilen Sie alle Maßnahmen auf die zur Verfügung stehende Zeit. Dröseln Sie das Aktivitäten- und Termingeflecht dabei in so kleine Einzelschritte auf, dass Sie diese in die Zeitplanung Ihres Planers oder Terminkalenders (ganz gleich, ob Papier oder Elektronik) übernehmen können. So kommen Sie Ihrem Ziel jeden Tag ein Stückchen näher.
Ihr Nutzen: Sie können die größten Herausforderungen bewältigen, wenn Sie diese in überschaubare, kleine Einheiten und machbare Portionen aufteilen.
10. Sammeln Sie kleine Erfolgserlebnisse
Die exakte schriftliche Zeitplanung hat viele Vorteile. Ein ganz wichtiger, häufig unterschätzt, ist die psychologische Wirkung: Das Erreichen eines Zieles, mag es auch noch so klein sein, motiviert ungemein. Jedes erreichte Etappenziel setzt somit Kraft und Ausdauer frei, den Weg weiter zu gehen.
Ihr Nutzen: Wenn Sie Ihren Weg in überschaubaren Etappen Schritt für Schritt gehen, haben Sie viele kleine Erfolgserlebnisse, die Sie immer wieder neu motivieren.
11. Planen Sie auch für sich selbst
Schreiben Sie in Ihre Tagespläne nicht nur, welche Termine Sie wann wahrnehmen müssen, sondern auch, was Sie selbst an diesem Tag erledigen wollen. Versuchen Sie, täglich eine Stunde nur für sich „frei zu schlagen“.
Ihr Nutzen: Sie werden nicht mehr ausschließlich von außen bestimmt, sondern entscheiden weitgehend selbst, was für Sie wichtig und notwendig ist. Der große Unterschied zwischen Terminplanung und Zeitmanagement!
12. Legen Sie Ihren Zeitrahmen fest
Berücksichtigen Sie die fest vergebenen Zeiträume. Durch täglich/wöchentlich/monatlich wiederkehrende Fix-Termine wie Frühstück, Fahrt zur Arbeit, Mittagspause... und Tätigkeiten (Teamsitzungen, Kontrollaufgaben, Mitarbeitergespräche ...) ist Ihre Zeit bereits strukturiert und eingeschränkt. Für weitere Aufgaben und Wünsche bleibt entsprechend weniger Zeit.
Ihr Nutzen: Ein Tagesrahmenplan bewahrt Sie davor, dass Sie zu viel in Ihren Arbeitstag hineinpacken und womöglich eine kurzfristige Nachtschicht einlegen müssen, um Ihre Aufgaben erledigen zu können.
13. Verplanen Sie nicht den ganzen Tag
Wichtig: Planen Sie Termine und Zeiträume realistisch - lassen Sie ausreichend Luft für Unvorhergesehenes, für eventuell notwendige Umwege zum Ziel. Nicht mehr als 60 Prozent Ihrer Zeit sollten Sie verplanen, um auch noch flexibel reagieren zu können.
Ihr Nutzen: Sie wissen genau, was Sie heute tun müssen, um Ihren Zielen wieder ein Stückchen näher zu kommen.
14. Gehen Sie nach Prioritäten vor
Wer den Überblick behalten will, muss Prioritäten setzen - oberste Priorität bekommt dabei immer das, was Sie Ihren beruflichen und privaten Zielen fühlbar näher bringt. Vor Beginn der Tagesarbeit sollten Sie Ihre Aufgaben deshalb schriftlich strukturieren. Dafür bieten sich drei Möglichkeiten an:
- Sie nummerieren Ihre Arbeiten der Reihe nach - was wichtig ist, muss zuerst getan werden.
- Sie teilen alle Tätigkeiten in drei Bedeutungsgruppen ein: 1 = muss ich unbedingt heute erledigen; 2 = sollte ich heute erledigen, geht aber auch morgen; 3 = kann ich notfalls auf einen anderen Termin verschieben oder delegieren.
- Sie fassen Aufgaben mit Symbolen in Arbeitsblöcken zusammen: beispielsweise „T“ für Telefongespräche, „M“ für Mitarbeiterkontakte, „K“ für Korrespondenz ...
Ihr Nutzen: Sie schaffen sich einen Überblick über Bedeutung und Reihenfolge der anstehenden Aufgaben.
15. Erledigen Sie das Schwerste zuerst
Meist empfiehlt es sich, den Arbeitstag mit dem größten Brocken zu beginnen. Wenn der geschafft ist, sieht der Tag schon viel freundlicher aus. An die leichteren Aufgaben gehen Sie mit noch größerer Ruhe und Motivation heran. Arbeiten Sie dann die Einser-Prioritäten der Reihe nach ab oder sortieren Sie diese nach Neigung und Spaß an der Aufgabe.
Ihr Nutzen: Sie gehen zumindest die wichtigsten Schritte, wenn Sie nicht das komplette Pensum schaffen.
16. Setzen Sie Ihre Pläne in die Tat um
Jetzt ist ein bisschen Selbstdisziplin nötig: Gehen Sie konsequent nach Ihrem Aktivitäten- und Zeitplan vor. Vergleichen Sie permanent Position und Ziel: Wie nahe sind Sie Ihrem Ziel bereits gekommen? Müssen Sie auf einen Ihrer „Alarmpläne“ zurückgreifen? Müssen Sie Ihre Planungen eventuell ändern?
Ihr Nutzen: Wenn Sie Ihr Handeln an Ihren Plänen ausrichten, ist die Chance ziemlich groß, dass Sie Ihre selbst definierten Ziele in der vorgesehenen Zeit und mit dem geplanten Aufwand erreichen.
17. Machen Sie Ihren Planer zum ständigen Begleiter
Ihre Zeitplanung sowie die wichtigsten Unterlagen und Informationen sollten Sie immer und überall dabei haben – wichtig ist deshalb ein handlicher Planer (Papier oder Elektronik), den Sie in die Tasche stecken können. Ein Ringbuch erlaubt Ihnen, häufig benötigte Informationen aktuell mitzuführen sowie nicht termingebundene Aufgaben und Unterlagen (Notizen, Ideen, Gesprächsvorbereitung, Checklisten ...) zu sammeln.
Ihr Nutzen: Sie sind stets gerüstet, Termine sofort abzustimmen, Fragen zu klären oder Ideen zu notieren.
18. Bereiten Sie die Tagespläne nach
Lassen Sie den abgelaufenen Tag abends noch einmal Revue passieren. Fragen Sie sich, welchen Wert er für Ihr Leben
hatte; wägen Sie gut gelungene Aufgaben gegenüber den eventuell misslungenen ab. Sie werden feststellen, dass über 90 Prozent aller Tage zu Ihrer Zufriedenheit verlaufen, wenn Sie diese richtig geplant haben. Mit der Nachbereitung stellen Sie zudem sicher, dass alle nicht erledigten Dinge neu terminiert werden.
Ihr Nutzen: Sie haben die Gewissheit, nichts zu vergessen, und können entspannt Ihren Feierabend genießen.
19. Feiern Sie erreichte Ziele
Freude erzeugt neue Kraft und Motivation. Genießen Sie deshalb ganz bewusst jedes Teilziel, das Sie erreicht haben: Erfüllen Sie sich einen lang gehegten Wunsch, machen Sie sich eine Freude, belohnen Sie sich für Ihre Leistung.
Ihr Nutzen: Mit der Belohnung für gut erledigte Aufgaben programmieren Sie Ihr Unterbewusstsein auf höchst angenehme Weise auf Erfolg.
20. Lernen Sie aus Ihren Erfolgen
Nehmen Sie Ihre durch konsequentes Planen und systematisches Handeln erreichten Erfolge nicht einfach hin. Machen Sie sich jeweils bewusst, wie und warum Sie dieses Ziel geschafft haben.
Ihr Nutzen: Sie finden zu Ihrer ganz persönlichen Erfolgsstrategie.
Mit der effizienten Zeitplanung befassen Sie sich ausführlich bei dem Intensivtraining »Fit für den Arbeitsalltag«. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie hier.