Von Werner Bayer

Die Möglichkeit, sich mit ihren persönlichen Stärken aktiv einbringen und weitgehend selbst bestimmt agieren zu können, gehört für Mitarbeiter zu den stärksten Motivatoren überhaupt. Auch berechtigtes Lob und wertschätzende Anerkennung für erbrachte Leistungen steigert ihre Freude an der Arbeit ungemein.

Beides kann nur funktionieren, wenn eine wichtige Voraussetzung erfüllt ist: konkret vereinbarte, messbare Ziele. Denn die Mitarbeiter können ihr Engagement und ihre Kreativität erst dann zielgerichtet einsetzen, wenn sie wissen, welches Ergebnis von ihnen erwartet wird. Und eine Bewertung ihrer Leistung ist auch nur möglich, wenn die Ziele so eindeutig beschrieben und terminiert werden, dass der aktuelle Stand der Zielerreichung jederzeit ersichtlich ist.

Durch regelmäßige Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche mit Ihren Mitarbeitern schaffen Sie also die Basis, dass diese mit Klarheit und Motivation an ihre Aufgaben gehen können.

Wichtig sind solche Gespräche insbesondere für neue Mitarbeiter. Sowohl zu Beginn ihrer Beschäftigung als auch nach Beendigung der Probezeit bekommen sie dadurch eine Orientierung, was von ihnen erwartet wird und wie selbstständig sie sich in diese Aufgaben einbringen können. In der Folgezeit sollten Sie mit allen Ihren unmittelbaren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mindestens ein jährliches Abstimmungsgespräch führen, in dem Sie gemeinsam das Erledigte beurteilen und die Schwerpunkte für das Kommende vereinbaren.

Ziele motivieren und machen Fortschritt messbar

„Führen durch Ziele“ lautet ein zentraler Grundsatz moderner Unternehmensführung. Ziele sind ja grundsätzlich immer erforderlich, um das Vorankommen eines Unternehmens, einer Gruppe oder eines einzelnen Menschen sowohl zu ermöglichen als dann auch zu kontrollieren. Zielfestlegungen schaffen Orientierung, geben den notwendigen Rahmen und ermöglichen durch den Soll-Ist-Vergleich erst eine angemessene Eigenkontrolle. So tragen sie dazu bei, dass jeder im Team seine Begabungsstärken optimal entfalten kann.

Setzen Sie deshalb auch beim Thema Mitarbeiterführung stark auf die Wirkung und den Nutzen von Zielen. Schließlich gehört es zu Ihren Aufgaben als Vorgesetzter, in Ihrem Unternehmen (beziehungsweise Verantwortungsbereich) die Grundlagen dafür zu schaffen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich mit ihren persönlichen Begabungsstärken optimal entfalten können.

Die beste Voraussetzung hierfür: Vereinbaren Sie mit ihnen konkrete, messbare Ziele, die sie möglichst selbst bestimmt bis zu einem festen Termin erreichen sollen. So wissen diese, was von ihnen erwartet wird. Das fördert Ergebnisbewusstsein und Eigenverantwortung der Mitarbeiter. Durch diese eindeutige Festlegung von Zielen und Terminen ist ihre Leistung zudem stets nachvollziehbar und kontrollierbar – und Sie haben einen berechtigten Anlass, jeden Mitarbeiter individuell zu loben, wenn er in seinem Zielfortschritt nachweislich vorankommt.

Kontrolle hat ja für viele Menschen einen negativen Beigeschmack. Aber im unternehmerischen Miteinander ist sie einfach notwendig, selbst (oder gerade) dort, wo die Mitarbeiter sehr eigenverantwortlich agieren. Denn nur durch Kontrolle ist Anerkennung möglich! Kontrolle und Vertrauen schließen sich deshalb nicht aus – solange Kontrolle nicht als permanente Überwachung daherkommt. Im Gegenteil: Sie ist ein unumgängliches Instrument, um Leistung sichtbar und bewertbar zu machen, Fortschritte zu erkennen und eventuellen Fehlentwicklungen frühzeitig entgegenwirken zu können. Für Sie als Führungskraft gehört Kontrolle zu Ihren wichtigsten Aufgaben – denn letztlich tragen ja Sie die Verantwortung dafür, dass Ihre Mitarbeiter engagiert arbeiten und ihre Ziele erreichen.

Für die Zielvereinbarung mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gibt es grundsätzlich zwei Varianten:

• In einem Zielvereinbarungsgespräch, das Sie führen, sobald der Jahreszielplan für Ihr Unternehmen beziehungsweise Ihren Verantwortungsbereich steht, vereinbaren Sie, welche konkreten (Teil-)Ziele und Aufgaben sich für den Mitarbeiter aus diesem Zwölf-Monats-Plan ergeben. Ein Zielvereinbarungsgespräch ist ferner sinnvoll, wenn Sie Mitarbeitern beispielsweise ein konkretes Projekt oder andere komplexere Aufgaben übertragen. Und auch bei Veränderungen im Arbeitsfeld des Mitarbeiters ist eine Zielvereinbarung angebracht, etwa nach Beendigung der Probezeit, bei der Versetzung im Unternehmen oder auch (ganz wichtig!) bei einer Beförderung.
  
  
• In einem jährlichen Beurteilungsgespräch blicken Sie zum einen zurück, welche seiner Ziele der Mitarbeiter in welchem Umfang erreicht hat (oder auch nicht). Zum anderen vereinbaren Sie, welche Ziele in der kommenden Zeit wichtig sind. Das muss sich nicht auf den Jahreszielplan beziehen, sondern kann auch sehr persönliche Aspekte betreffen, etwa sinnvolle Qualifizierungsmaßnahmen oder gewünschte Verhaltensänderungen.
  
  

Sie könnten beides zwar miteinander kombinieren. Beispielsweise, indem Sie zum Jahresbeginn mit jedem Ihrer Teammitglieder zunächst über dessen Leistungen und Erfolge im abgelaufenen Jahr sprechen und dann abstimmen, worauf es im kommenden Jahr in erster Linie ankommt.

Empfehlenswerter ist es allerdings, die beiden Gespräche getrennt voneinander zu führen, idealerweise mit einem Zeitabstand von etwa sechs Monaten. Legen Sie die Abstimmung über die sich aus dem Unternehmens-Jah¬res¬zielplan ergebenden Schwerpunkte möglichst in den Dezember oder Januar und führen Sie das Beurteilungsgespräch demgemäß gegen Mitte des Jahres. So haben Sie zweimal im Jahr eine gute Gelegenheit, sehr gezielt Einfluss auf Motivation und Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu nehmen. Ergänzend bieten Ihnen spontane Anerkennungs- oder Kritikgespräche zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten.

Zielvereinbarungsgespräch: konkrete Ziele und Termine

Der Unternehmens-Jahreszielplan ist fürs gesamte Team der „rote Faden“ im Jahresverlauf. Er gibt Führungskräften wie Mitarbeitern Orientierung im Tagesgeschäft, an ihm sollten sich alle Entscheidungen und Aktivitäten ausrichten. Die Jahresziele sollten deshalb unbedingt sehr konkret formuliert und damit gut messbar sein. Achten Sie ferner darauf, dass für jedes Ziel, jedes Projekt beziehungsweise jede Maßnahme festgeschrieben ist, wer hierfür zuständig und verantwortlich ist und bis zu welchem Termin die Realisierung abgeschlossen sein soll.

Dasselbe gilt, wenn Sie im Zielvereinbarungsgespräch mit Ihren Mitarbeitern einzelne Projekte aus dem Jahreszielplan weitergeben oder ihnen die Verantwortung für komplexere Aufgaben übertragen: Legen Sie exakte Werte und Kriterien fest, an denen sich die Arbeitsergebnisse der jeweiligen Mitarbeiter später auch widerspruchsfrei messen lassen. Nur so können Sie beurteilen, ob die Aufgabe gut erledigt wurde, ob vielleicht sogar eine Prämie gerechtfertigt ist.

Konkret messbar und damit gut kontrollierbar wären etwa Zielformulierungen wie die folgenden:

• Ich habe in diesem Jahr fünf neue Kunden gewonnen (Termin: 31. Dezember).
• Ich habe bis zum 30. Juni alle Stellvertretungen in meinem Verantwortungsbereich geregelt.
• Ich habe unseren Internetauftritt inhaltlich und optisch überarbeitet (31. Mai).
• Mit unserem Herbstmailing haben wir einen Umsatz von 500.000 Euro generiert (15. Oktober).
  
  

Legen Sie die Kriterien für die Zielerreichung möglichst präzise fest

Hier noch einige Praxistipps für das Zielvereinbarungsgespräch:

• Informieren Sie Ihr komplettes Team über den Jahreszielplan Ihres Unternehmens, erläutern Sie also allen, welche übergeordneten Schwerpunkte Sie sich in den kommenden zwölf Monaten vorgenommen haben.
  
  
• Leiten Sie aus dem Unternehmenszielplan die Vorhaben ab, die in Ihren Verantwortungsbereich fallen. Besprechen Sie dann mit jedem einzelnen Mitglied Ihres Teams, für welche (Teil-)Ziele er die Verantwortung übernimmt beziehungsweise an welchen Projekten er in welcher Weise beteiligt ist.
  
  
• Legen Sie möglichst präzise die Kriterien fest, an denen sich der Grad der Zielerreichung messen lässt. Besonders wichtig ist dies bei qualitativen Zielen (etwa Kundenbegeisterung), die sich nur schwer in Zahlen fassen lassen. Zerlegen Sie diese eventuell in kleinere Schritte, die sich besser messen lassen.
  
  
• Klären Sie, ob der Mitarbeiter für die übernommenen Aufgaben irgendwelche Unterstützung braucht, etwa eine besondere Schulung/Förderung, ein spezielles Budget, zusätzliche Entscheidungskompetenzen, technisches Equipment oder Ähnliches.
  
  
• Überprüfen Sie gemeinsam, ob die aktuelle Hauptaufgabenliste des Mitarbeiters aufgrund der aktuellen Zielvereinbarungen hinsichtlich Prioritäten, Kompetenzen, Stellvertretung und natürlich der Aufgabenschwerpunkte eventuell angepasst werden muss.
  
  
• Halten Sie die besprochenen Ziele und Termine, die Messgrößen und Beurteilungskriterien sowie eventuelle weitere Vereinbarungen schriftlich fest. Für Sie als Chef wie auch für Ihren Mitarbeiter ist dieses Dokument eine maßgebliche Richtschnur für die kommenden Monate. Muster:
  
  

Kernelemente einer Zielvereinbarung
Ziel: ______________________________________________
Zuständig: _________________________________________
Nutzen: ___________________________________________
Termin: ___________________________________________
Budget: ___________________________________________
Bemerkungen: _____________________________________
Unterschrift Chef: __________________________________
Unterschrift Mitarbeiter: _____________________________

• Überlassen Sie es möglichst dem Mitarbeiter selbst, wie er die ihm übertragenen Aufgaben bearbeitet. Geben Sie ihm die Möglichkeit, in seinem Bereich Unternehmer zu sein – und damit auch verantwortlich. Beschränken Sie sich darauf, den Fortschritt regelmäßig zu verfolgen und nur dann steuernd einzugreifen, wenn dies unbedingt notwendig ist, um den Erfolg des Projektes sicherzustellen.
  
  
• Und denken Sie daran, dem Mitarbeiter für gut geleistete Arbeit und vor allem für erreichte Ziele zeitnah ein anspornendes Lob auszusprechen.

Weitere Infos erhalten Sie hier: Planungstage für Mitarbeiterführung