Die Beschreibung der Hauptaufgaben mit Kompetenzen und Stellvertretungen bringt Klarheit in die eigene Arbeit und in die Struktur des Unternehmens

von Volkmar Helfrecht

Können Sie bei der Vielzahl Ihrer beruflichen Tätigkeiten überhaupt noch sagen, welches Ihre eigentlichen (Führungs-)Hauptaufgaben sind? Kennen Sie die konkreten Hauptaufgaben Ihrer Mitarbeiter? Alle Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb oder Verantwortungsbereich?

Tragen Sie doch zunächst einmal all das zusammen, wofür Sie selber zuständig sind, was Sie in Ihrem Aufgabenbereich persönlich erledigen müssen. Dadurch erhalten Sie einen aktuellen Überblick über Ihr Arbeitsgebiet, der Sie dabei unterstützt, künftig gezielt Schwerpunkte auf die tatsächlich entscheidenden Aufgaben zu setzen:

• Notieren Sie alle Tätigkeiten und Aufgaben, die Sie in der letzten Zeit persönlich zu erledigen hatten. Listen Sie ungeordnet all das auf, was Ihnen spontan einfällt. Etwa: Angebote für Neugestaltung des Verkaufsraumes einholen und auswerten, Bestellungen auslösen, Kundenwerbung, Mitarbeitergespräche, Personalschulung, ... regelmäßig wiederkehrende Termine, spontan anfallende Tätigkeiten, Pflicht- und Küraufgaben.
• Wichtig: Beschreiben Sie den aktuellen Ist-Zustand, nicht eine ideale Wunschvorstellung.
• Ordnen Sie dann Ihre Aufgaben und fassen Sie diese in einer möglichst persönlichen Formulierung in maximal zehn Hauptaktivitäten zusammen, beispielsweise: "1. Ich bin persönlich verantwortlich für den Bereich Montage. 2. Ich bin zuständig für Kundenreklamationen. 3. Ich bin …"

(Selbstverständlich können Sie mit dem beschriebenen Vorgehen auch eine Struktur und Übersicht über Ihre Aufgaben im Privatbereich erstellen, beispielsweise für den Haushalt oder für ehrenamtliche Tätigkeiten.) 

• Schreiben Sie zu jeder Hauptaufgabe hinzu, welche Kompetenz und Entscheidungsbefugnis Sie hierfür haben und wie jeweils die Stellvertretung geregelt ist. Das erleichtert das Delegieren von Aufgaben sowie die Übernahme von Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen. Außerdem erkennen Sie, welche Lücken es vielleicht gibt und was verbesserungsfähig ist.
• Nicht alle Ihre Hauptaufgaben sind gleich wichtig. Vergeben Sie deshalb Prioritäten: Aufgaben, die Sie unbedingt selbst wahrnehmen müssen, kennzeichnen Sie mit einer 1. Was Ihnen besonders gut liegt, erhält die Priorität 2. Und Aufgaben, die sich zum Delegieren eignen, bekommen eine 3.

Ideal ist es, wenn auch alle Mitarbeiter Ihres Teams eigene Hauptaufgabenlisten mit Kompetenzen, Stellvertretungen und Prioritäten haben. Das macht jedem einzelnen deutlich, welchen Wert seine Arbeit hat und welchen Anteil am gemeinsamen Erfolg er verantwortet. Und es bringt Transparenz in Ihr Unternehmen: Zusammen genommen ergeben die Hauptaufgabenlisten aller Mitarbeiter ein Spiegelbild Ihrer gesamten Firmenaktivitäten. Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche werden deutlich, und Sie sehen häufig schon auf den ersten Blick, wo Veränderungen und Verbesserungen notwendig sind.

Die Hauptaufgaben sind Bestandteil der persönlichen und unternehmerischen Planungstage

Zum Autor: Volkmar Helfrecht ist Vorstand der HelfRecht AG

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