So organisieren Sie sich selbst

„Land unter“ statt „Land in Sicht“? Geht Ihnen das auch manchmal (oder immer mal wieder) so? Dann sind Sie in bester Gesellschaft: Viele Führungskräfte stöhnen unter der Vielfalt und der Belastung ihrer beruflichen Aufgaben und beeinträchtigen damit ihre Motivations- und damit auch ihre Führungsfähigkeit. Aber: Aufgabendruck und Zeitstress sind häufig selbst verursacht.

Sie alle kennen das: „Ich sollte mal dieses und jenes tun, wir müssten das mal organisatorisch verbessern, …“ Als treffender Vergleich fällt mir dazu die Sendung „Dinner for one“ ein, die regelmäßig am Silvesterabend auf vielen Kanälen ausgestrahlt wird. Butler James stolpert (je mehr er getrunken hat) immer häufiger über den Tigerkopf und ist sogar verwundert, wenn dies einmal nicht passiert. Er tut aber eines nicht: Er räumt das Hindernis nicht aus dem Weg. Kommt Ihnen dies bekannt vor?

Mein persönliches Credo lautet deshalb: Lassen sie uns organisieren, was wir selbst organisieren können, damit wir den Rücken frei haben für all das, was immer wieder jeden Tag, auch ungeplant, auf uns zukommt. Der Arbeitsmethodiker Dr. Gustav Großmann, der mit seiner Großmann-Methode die Wurzel für das HelfRecht-Planungssystem legte, erkannte schon im vergangenen Jahrhundert, welch ungeheueres Potenzial darin steckt, sich selbst zu rationalisieren. Lassen Sie uns damit beginnen. Die Arbeitsmittel und Vorgehensweisen des HelfRecht-Systems können helfen, dem Herr zu werden und somit den nötigen Freirau m für die wirklich wichtigen Dinge zu bekommen.

1. Arbeiten Sie überwiegend im Bereich Ihrer Stärken

Es ist überaus wichtig, dass Sie sich selbst kennen und Ihre eigenen Stärken, sprich Begabungen richtig einsetzen. Denn überall, wo wir nicht im Bereich unserer Stärken tätig sind, müssen wir viel mehr Aufwand betreiben und werden nur ein durchschnittliches Ergebnis erzielen. Das bereits beeinträchtigt unsere Motivation und damit Führungsstärke. Analysieren Sie deshalb einmal (offen und ehrlich zu sich selbst), wo Ihre Stärken liegen und wo Sie Defizite verspüren. Prüfen Sie: Können Sie sich bei Ihrer Arbeit auf die Aufgaben konzentrieren, die Ihren Stärken entsprechen? Falls nicht: Was können Sie anders organisieren, welche Aufgaben können Sie eventuell an wen delegieren?

2. Versuchen Sie, Ihre verfügbare Zeit bestmöglich einzuteilen.

Jeder von uns hat die gleiche Zeit zur Verfügung: 24 Stunden pro Tag. Entscheidend ist, was wir daraus machen. Kernaussage: Effiziente Zeitverwendung entsteht dann, wenn man im Vorfeld eine durchdachte „Arbeitsvorbereitung“ betrieben hat. Oder, wie Alfred Herrhausen in seinem Buch „Denken, ordnen, gestalten“ schrieb: „Die meiste Zeit geht dadurch verloren, weil man nicht zu Ende gedacht hat.“

Analysieren Sie einmal ein Vorhaben der letzten vier Wochen, das nicht optimal gelaufen ist, an dem Sie möglicherweise heute noch arbeiten oder dessen Auswirkungen Sie immer noch schmerzhaft spüren. In den meisten Fällen werden Sie zu dem Ergebnis gelangen, dass im Vorfeld nicht ausreichend schriftlich überlegt wurde. Fragen Sie sich deshalb bei allen wichtigen Aktivitäten mit höchster Priorität (Prio-1-Vorhaben):

• Wen oder was benötige ich?
• Was muss ich tun?
• Welchen Nutzen biete ich wem mit diesem Vorhaben?
• Welche Hürden könnten auftreten?

3. Denken und planen Sie stets schriftlich

Gehen Sie Herausforderungen, Probleme, Mängel und unübersichtliche Vorhaben stets methodisch und vor allem schriftlich an:

• Was will ich verändern/verbessern?
• Was sind Ursachen für den Mangel?
• Welche Gefahren entstehen, wenn ich das Problem nicht beseitige?
• Wie sieht mein gewünschter Ziel- oder Endzustand aus – und welche Alternativen gibt es hierzu?

4. Bereiten Sie Aufgaben und Projekte systematisch vor.

Ein ideales kreatives Arbeitsmittel dazu ist der Sternplan von HelfRecht – ein Formblatt, auf dem Sie Ihre Ideen und Gedanken zu einem Thema zunächst mal unsortiert sammeln und in einem zweiten Schritt strukturieren können.Der Sternplan lässt Ihrer Kreativität damit völlig freien Raum, bevor Sie beispielsweise über eine Wieplanskizze (= Liste aller nötigen Mittel und Maßnahmen) Ordnung in das Geschehen bringen und über Ihren HelfRechtPlaner oder Timer die Umsetzung vorbereiten. Dann erst beginnt das eigentliche Umsetzen (= Handeln). Ohne schriftlichen Plan ist es, als ob Sie ohne Landkarte oder Navi ins Blaue hinein loslaufen oder losfahren. Planung gibt Orientierung und Sicherheit. Umwege, Misserfolge und Imageverlust können damit fast ausgeschlossen werden. Und beim Handeln sollten Sie dann stets aufmerksam beobachten, wie Sie vorankommen, und im Bedarfsfall rechtzeitig Ihren Kurs korrigieren.

5. Nutzen Sie die individuellen Stärken Ihrer Mitarbeiter

Sie sollten Ihre Mitarbeiter möglichst mit Aufgaben betrauen und dort einsetzen, wo sie ihre jeweiligen Stärken besonders zur Geltung bringen können. So weit Ihnen das zunächst vom Thema Zeitverwendung wegzuführen scheint, auf den zweiten Blick wird es deutlich: Wenn Mitarbeiter nicht richtig eingesetzt sind, die Aufgabe nicht richtig verstehen, ihnen Informationen oder Kompetenzen fehlen, dann liegen die Auswirkungen sehr schnell wieder auf dem Tisch der Chefin/des Chefs. Und das bedeutet Zeitaufwand, um zu korrigieren, Wogen intern oder noch schlimmer beim Kunden zu glätten, die eigene Motivation und damit die eigene Leistungs-, sprich Führungskraft aufrechtzuerhalten.

Hierzu ein Tipp aus der Praxis: Legen Sie sich pro unmittelbar zugeordnetem Mitarbeiter eine Übersicht an, aus der hervorgeht, was er/sie gut kann, wo also die jeweiligen Begabungsstärken liegen. Notieren Sie aber auch, was er/sie nicht so gut kann. Hinterlegen Sie dazu auch Beispiele aus dem Alltag. Damit haben Sie die Möglichkeit, jedes Teammitglied entsprechend der persönlichen Stärken richtig einzusetzen und eine gezielte Weiterentwicklung/ Weiterbildung zu betreiben. Außerdem dienen Ihnen diese Aufzeichnungen als wertvolles Rohmaterial für das Mitarbeiter- oder Beurteilungsgespräch.

6. Behalten Sie eigene und delegierte Aufgaben im Auge

Ein weiteres ideales Arbeitsmittel für die Organisation der täglichen Führungsarbeit ist das Formblatt Aufgabensteuerung, eine Art „To-do-Liste“. Es ist für mich unverzichtbar geworden, um

• eigene, noch nicht terminierte oder terminierbare Aufgaben festzuhalten
• die Erledigung delegierter Aufgaben zu überwachen
• vertrauliche persönliche oder berufliche Ziele zu notieren
• Aufgaben für den aktuellen Monat aus dem Jahreszielplan herauszuschreiben

Diese Aufgabensteuerung wandert von Freitag zu Freitag in meinem Planer mit. Jeweils am Freitag prüfe ich, ob der Erledigungsstand dem entspricht, was sein sollte. So habe ich die Gewissheit, alles Wesentliche erfasst zu haben und nichts Wichtiges vergessen zu haben. Die wöchentliche Ergebniskontrolle sorgt für Sicherheit.

Probieren Sie es aus!

„Land unter“ und „Land in Sicht“ liegen eng beieinander. Mit diesen aus der Praxis entstandenen methodischen Vorgehensweisen können Sie sicherstellen, dass Sie sich immer auf „festem“ Boden bewegen. Probieren Sie sie aus. Sie werden merken: Der Appetit kommt mit dem Tun (=Erfolg).

Top-Tipp: Persönliche und unternehmerische Planungstage
Weitere bewährte instrumente aus dem HelfRecht-System lernen Sie auch in den persönlichen und unternehmerischen Planungstagen kennen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Zum Autor:
Werner Bayer ist ehemaliger Vorstand der HelfRecht AG