Wer vorausplant, wird nicht so leicht vom Stress überrollt. Bereiten Sie deshalb jeden Tag nach dem bewährten Schema vor: 1. Welche Termine, Aufgaben, Freizeitaktivitäten … stehen an? 2. Was ist Ihnen heute wirklich wichtig? 3. In welcher Reihenfolge erledigen Sie es?

Ein funktionierendes Zeitmanagement fördert Lebensqualität und Arbeitsfreude. Wichtigste Voraussetzung für ein funktionierendes Zeitmanagement ist Klarheit über die eigenen Ziele. Entscheidend kommt es ferner darauf an, wie Sie Ihr Zeitpotential nutzen. 

Zentrales Hilfsmittel für das persönliche Zeitmanagement ist der Tagesplan, egal ob auf Papier oder elektronisch: Er hilft dabei, den Tag sinnvoll zu strukturieren, die richtigen Prioritäten zu setzen, den Überblick zu behalten und alles Wichtige zu erledigen. Nehmen Sie sich deshalb jeden Morgen ein paar Minuten, um alle Termine und Aufgaben dieses Tages aufzulisten, den jeweiligen Zeitbedarf zu bestimmen und die einzelnen Aktivitäten realistisch auf die zur Verfügung stehende Zeit aufzuteilen. 

Das Aufschreiben ist dabei gleichermaßen Hilfe wie Verpflichtung: Es erleichtert Ihnen, nichts zu vergessen. Und es nimmt Sie in die Pflicht, konsequent dranzubleiben.

Manche Menschen schwören übrigens darauf, diese Vorbereitung bereits am Abend vorher zu erledigen, quasi als Abschluss ihres Arbeitstages. Der positive Effekt dabei: Das Unterbewusstsein kann sich über Nacht schon mal mit den einzelnen Themen beschäftigen und erste Lösungsvorschläge entwickeln.

Zehn Praxistipps für Ihr persönliches Zeitmanagement

1. Planen Sie jeden einzelnen Tag: Strukturieren Sie vor Beginn der Tagesarbeit (oder am Abend vorher) Ihre Aufgaben und Termine: Was steht heute an? In welcher Reihenfolge und in welchen Zeiträumen wollen Sie die einzelnen Aktivitäten bearbeiten? Wie lange brauchen Sie jeweils dafür? Wenn Ihnen bei Ihrer Tagesplanung erste Ideen zu einzelnen Aufgaben und Terminen kommen: Schreiben Sie diese mit dazu, ob Lösungsansätze, Fragen oder anderes.

2. Ordnen Sie die Aufgaben nach Prioritäten: Legen Sie bei Ihrer Tagesplanung fest, was (für Sie!) besonders wichtig ist. Kennzeichnen Sie alle Aufgaben, die Sie an diesem Tag unbedingt erledigen müssen, weil sie für Ihren privaten oder beruflichen Erfolg besonders aussichtsreich und entscheidend sind, mit einer „1“. Die „2“ vergeben Sie für Aktivitäten, die zwar dringend sind, die Sie aber delegieren oder im Notfall auch auf den nächsten Tag verschieben können. Eine „3“ erhalten schließlich alle Aufgaben, die Ihnen für Ihren Erfolg relativ unwichtig erscheinen und die Sie zu irgendeinem anderen Zeitpunkt erledigen oder sogar unerledigt lassen können.

3. Gliedern Sie mit Nummern oder Themen: Sie können Ihre Aufgaben/Aktivitäten anstelle in einem konkreten Zeitplan auch in einer To-do-Liste der Reihe nach durchnummerieren – was wichtig ist, muss zuerst getan werden („Reihenfolge der abnehmenden Wichtigkeit“). Das bietet sich gerade dann an, wenn Sie in Ihrem Arbeitsalltag viele kleine Unterbrechungen haben, die es für Sie schwierig machen, nach einem festen Zeitplan zu arbeiten. Oder Sie fassen Arbeitsblöcke nach Symbolen zusammen. Beispielsweise „T“ für Telefongespräche, „M“ für Mitarbeiterkontakte, „K“ für Korrespondenz, „B“ für Besprechungen, „P“ für Planungsarbeit, ...

4. Geben Sie jeder Aufgabe einen Zeitrahmen: Setzen Sie sich für alle Ihre Aufgaben ein Zeitlimit: Wie lange dauert es, was wollen Sie bis wann erledigt haben? Ein fester Endtermin diszipliniert Sie, zielstrebig dran zu bleiben. Wenn Sie eine Aufgabe nach der vorgesehenen Zeit noch nicht (beziehungsweise noch nicht gut genug) abgeschlossen haben, dann prüfen Sie: Ist die Aufgabe so wichtig, dass Sie weitere Zeit drangeben (und damit andere Dinge verschieben) müssen? Wie viel? Oder ist das bisher erreichte Ergebnis eventuell schon ausreichend? Wenn nicht: Legen Sie in Ihrer Zeitplanung fest, wann und wie lange Sie an dieser Aufgabe weiterarbeiten.

5. Planen Sie Termine und Zeiträume realistisch: Packen Sie nicht zu viele Aufgaben mit höchster Priorität in Ihren Tagesplan. Und lassen Sie ausreichend Luft für Unvorhergesehenes, für eventuell notwendige Umwege zum Ziel. Nicht mehr als zwei Drittel Ihrer Zeit sollten Sie verplanen (ideal wäre eine Zeitreserve von 40 bis 50 Prozent; je nach Ihrer individuellen Lebens- und Arbeitssituation kann diese Prozentzahl natürlich auch ganz anders ausschauen). Denn in der Regel kommen tagtäglich unerwartete Dinge, überraschende Aufgaben, spontane Besprechungen, … Eine gute Zeitplanung mit ausreichend Pufferzeit lässt Raum für Spontanität und für flexibles Reagieren.

6. Delegieren Sie Aufgaben: Prüfen Sie bei der Planung, ob Sie unbedingt alles selber erledigen müssen. Vielleicht gibt es ja Aktivitäten, die andere für Sie übernehmen können. Gerade Durchführungs- und Verwaltungstätigkeiten eignen sich in vielen Fällen fürs Delegieren. Konzentrieren Sie sich auf die für Ihren Erfolg entscheidenden Aufgaben.

7. Wählen Sie die erste Aufgabe bewusst aus: Eine bewährte Strategie ist es, den Arbeitstag mit dem größten „Brocken“ zu beginnen, beispielsweise mit einer unangenehmen Pflichtaufgabe. Wenn die geschafft ist, sieht der Tag schon viel freundlicher aus. An die leichteren Aufgaben gehen Sie dann mit noch größerer Ruhe und Motivation heran. Andere Vorgehensweise: Sie beginnen mit einer Aufgabe, die Ihnen besonders liegt und Ihnen leicht von der Hand geht. Das verschafft Ihnen ein erstes Erfolgserlebnis, das Sie für die weitere Arbeit beflügelt. Oder Sie greifen als erstes bewusst zu einer Aufgabe, die Sie schon länger unerledigt vor sich her schieben. Sich von „Altlasten“ zu befreien, entlastet ungemein.

8. Gehen Sie systematisch vor: Befassen Sie sich nicht gleichzeitig mit allen Aufgaben, denen Sie die Priorität „1“ gegeben haben. Von jedem ein bisschen, das bringt gar nichts. Erledigen Sie deshalb konsequent eins nach dem anderen. Arbeiten Sie entweder die Einser-Prioritäten der Reihe nach ab oder sortieren Sie diese nach Neigung und Spaß an der Aufgabe. Das garantiert Ihnen, dass Sie zumindest die für Ihren Erfolg wichtigsten Schritte gegangen sind, wenn Sie nicht das komplette Pensum schaffen.

9. Teilen Sie mit der Tagesplanung nicht nur Ihren Alltag ein – gestalten Sie Ihr Leben! Erfolgreiches Leben besteht in der Balance zwischen Beruf und Privatleben, zwischen Anstrengung und Erholung. Planen Sie deshalb in jeden Ihrer Tage sehr bewusst auch Zeit für sich selbst ein – am besten jeden Tag Ihre ganz persönliche Stunde. Eine „Zeitoase“, die nur Ihnen allein gehört und die Sie sich von niemandem nehmen lassen. Planen Sie aber auch angemessene Zeit für Familie und Freunde ein, für Gesundheit und Sport, für Hobbys und soziale Aktivitäten, fürs Luftholen und Nachdenken sowie für Muße und Nichtstun. Bestimmen Sie für jeden Tag zudem mindestens eine Aufgabe, die Ihrer persönlichen Erholung oder Erbauung dient, eine Aktivität, die Ihnen zu mehr Lebensfreude verhilft. So stellen Sie sicher, dass jeder Tag ein positives Highlight für Sie enthält.

10. Denken Sie abends bewusst über jeden Tag nach: Was ist mir heute besonders gut gelungen? Was war an diesem Tag besonders schön? Was hat mir heute so richtig Freude bereitet? Worauf kann ich heute mit Recht stolz sein? Welchen Wert hat dieser Tag für mein Leben? Beurteilen Sie vor allem den Tag als Ganzes – so vermeiden Sie es, vielleicht negative Einzelereignisse überzubewerten. Gerade wenn Sie einiges nicht geschafft haben: Blicken Sie nicht nur auf das, was noch zu tun bleibt. Machen Sie sich vor allem bewusst, was Sie heute geleistet und erreicht haben. So gehen Sie nicht mit dem drückenden Gefühl der unerledigten Dinge in den Feierabend.

Durch die schriftliche Tagesplanung, das Festlegen von Prioritäten und ein konsequentes Schritt-für-Schritt-Vorgehen stellen Sie sicher, dass Sie zumindest die für Sie persönlich wirklich wichtigen Aufgaben bearbeiten, wenn Sie dann doch nicht alles schaffen, was Sie sich für den Tag vorgenommen hatten. 

Zum Autor:
Christoph Beck ist Prokurist und Leiter der Unternehmenskommunikation bei HelfRecht Unternehmerzentrum