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Herausforderungen systematisch bewältigen mit dem HelfRecht-Regelkreis

Der HelfRecht-Regelkreis beschreibt eine Vorgehensweise, die Ihnen in jedem Lebensbereich helfen kann, Herausforderungen systematisch anzupacken und zu meistern – eine Vorgehensweise also, die Sie befähigt, Ihre Zukunft aktiv zu gestalten sowie Ihre Ziele sicher zu erreichen.

Der Regelkreis umfasst folgende fünf Schritte:

1. Schritt: Ausgangslage analysieren

Den Anfang macht jeweils eine systematische Bestandsaufnahme: Wie stellt sich die aktuelle Situation dar? Wie kam es dazu? Was will/muss ich daran verändern/verbessern? Warum? Was geschieht, wenn sich nichts ändert?

Um ein Ziel festzulegen, ist es zunächst nötig, den Startpunkt zu bestimmen: Grundlage der Zielplanung ist deshalb immer eine sorgfältige Analyse der Ausgangssituation mit ihren Ursachen, Chancen und Gefahren. Gerade wenn es darum geht, Mängel zu beseitigen oder Probleme zu lösen, ist die individuelle Analyse unverzichtbar für den Erfolg des Handelns.

Listen Sie bei der Analyse der Ausgangssituation nicht nur die Fakten auf. Blicken Sie unter die Oberfläche. Machen Sie sich vor allem bei den Mängeln, Problemen und Misserfolgen bewusst, welche Ursachen dazu geführt haben und was wohl passieren wird, wenn sich an diesen Punkten nichts ändert. Und sehen Sie Mängel stets als Erfolgsbausteine an: als Chancen für Verbesserungen.

Ist-Zustand: Wie stellt sich die aktuelle Situation dar? Was wollen/müssen wir an dieser Situation verändern/verbessern? Warum sind diese Änderungen notwendig?

Ursachen: Wie, wann und durch wen kam es zu dieser Situation? (Beschreiben Sie nur die Ursachen, keine Schuldigen!) Was haben wir getan/unterlassen, dass es zu dieser Situation kam? Warum wurde die Situation bislang nicht verändert?

Gefahren: Was geschieht, wenn sich an der aktuellen Situation nichts ändert? Welche materiellen Nachteile drohen welchen Personen oder Institutionen? Welche Auswirkungen auf unseren guten Ruf sind zu befürchten? Welche unternehmensinternen Auswirkungen sind zu befürchten? Verlieren wir womöglich Kunden oder den Anschluss am Markt?

Diese Problemdiagnose zeigt Ihnen erste Wege und Lösungsansätze auf und programmiert zudem Ihr Unterbewusstsein darauf, weitere Lösungen zu finden. Sie hilft Ihnen auch, selbstbewusst darüber nachzudenken, was Sie aus Ihrer jetzigen Situation machen können. 

2. Schritt: Ziel(e) festlegen

Als nächstes wird das konkrete Ziel des Handelns herausgearbeitet und klar definiert: Was will ich kurz-, mittel- und langfristig erreichen? Welche Erfolge strebe ich an?

Bevor Sie die Ärmel hochkrempeln und loslegen, sollten Sie stets eindeutig formulieren, was Sie damit erreichen wollen. Denn nur wer weiß, wo er hin will, kann die notwendigen Schritte planen, um auch tatsächlich dort anzukommen. Klar definierte Ziele geben Sicherheit und Orientierung für unsere Entscheidungen, für unser Handeln. Sie sind somit Voraussetzung für den Erfolg unseres Handelns. Und sie steuern die Motivation, wecken die innersten Kräfte, sind der stärkste Antriebsmotor für Erfolge.

Bei der Definition des Zieles sollten Sie sich nicht vorschnell festlegen. Gerade wenn es darum geht, ein Problem zu lösen, einen Mangel abzustellen, haben Sie nach der Analyse („was will/muss ich warum verändern?“) schnell eine Vorstellung davon, wie Sie sich den veränderten Zustand vorstellen. Aber ist diese scheinbar offensichtliche Lösung auch wirklich die beste? Gibt es nicht weitere Lösungsvarianten, die womöglich noch besser geeignet sind, die vielleicht noch attraktiver, noch sinnvoller sind? Erst durch den Vergleich mehrerer möglicher Ziele finden Sie zur optimalen Lösung.   Beschreiben Sie den angestrebten Ziel-Zustand stets so, als ob Sie schon dort wären: „Ich habe erreicht, dass ...“ Drücken Sie in möglichst emotionalen Worten aus, was Sie fühlen, sehen, riechen, wenn Sie sich gedanklich in Ihr Ziel hineinversetzen. Dieses persönliche „Zielfoto in Worten“ wird eine magische Anziehungskraft auf Sie ausüben, Ihre Kreativität spürbar beflügeln. Gerade durch die emotionalen Formulierungen wecken Sie positive Gefühle, die Ihre Motivation beflügeln.

Beim Formulieren des Zieles sollten Sie immer die folgenden vier Punkte beachten:

  1. Beschreiben Sie ein wirklich lockendes Ziel. Sie sollen so richtig Lust bekommen, dieses zu erreichen.
  2. Machen Sie ein Zielfoto in Worten. Motivieren Sie sich selbst durch positive Emotionen.
  3. Lassen Sie den Weg zum Ziel vorerst unbeachtet. Wenn Sie von vorneherein (womöglich mit Skepsis) darüber nachdenken, wie Sie es denn überhaupt schaffen wollen, blockieren Sie Ihren Geist, kreative neue Lösungen zu entwickeln.
  4. Vermeiden Sie das Wörtchen „nicht“. Mit „nicht“ lenken Sie Ihre Gedanken nur rückwärts statt auf das Ziel hin. Beschreiben Sie deshalb nicht, was Sie nicht wollen, sondern beschreiben Sie das, was Sie tatsächlich wollen. 

3. Schritt: Vorgehen planen (Mittel und Maßnahmen)

Den Weg zum Ziel beschreibt eine detaillierte Auflistung von notwendigen Mitteln und Maßnahmen: Wen oder was brauche ich (Mittel)? Welche Einzelschritte sind nötig, um das Ziel zu erreichen (Maßnahmen)? Wie reagiere ich auf mögliche Störungen/Hindernisse?

Nachdem Sie Ihre Ausgangssituation analysiert und Ihr konkretes Ziel schriftlich formuliert haben, planen Sie Ihren Weg vom Start bis zum Ziel. Sie legen also alle Mittel und Maßnahmen fest, die nötig sind, um zu den angestrebten Erfolgen/Zielen zu gelangen. Diese Vorgehensplanung ist die beste Voraussetzung dafür, dass Sie Ihre lang-, mittel- und kurzfristigen Ziele dann auch sicher und Schritt für Schritt erreichen. Beantworten Sie sich zu jedem Ihrer Ziele folgende Fragen:

  • Mittel: Wen und was brauche ich, um dieses Ziel zu erreichen? (Dazu gehören neben bestimmten Personen für bestimmte Tätigkeiten beispielsweise auch Geräte, Maschinen, Fahrzeuge, Räume, Computer, Akten, Bücher, Fachzeitschriften, ...) Bedenken Sie auch: Welche Kosten entstehen voraussichtlich bis zum Erreichen des Zieles? Wo gibt es eventuell Einsparmöglichkeiten, wo besteht die Gefahr von höheren Kosten? Sind die benötigten Gelder im Budget vorgesehen? Welche Zeitspanne steht zur Verfügung? Wann kann ich beginnen, bis wann müssen alle Aktivitäten abgeschlossen sein?
  • Maßnahmen: Was muss ich tun, um dieses Ziel zu erreichen? Sie legen also die einzelnen Schritte fest, die Sie über verschiedene Etappenziele gehen müssen. Wenn Sie jede Maßnahme mit einem „Ich werde ... (dies und jenes tun/veranlassen)“ beginnen, nehmen Sie sich selber in die Handlungsverantwortung.
  • Notfallplan: Was könnte dazwischenkommen – und wie reagiere ich auf mögliche Störungen? Kaum ein Plan lässt sich 1:1 vom Papier in die Realität umsetzen. Auf dem Weg zum Ziel drohen vielfältige Störungen, Hindernisse, Gefahren, Verzögerungen. Bereiten Sie sich mit frühzeitigen „wenn, dann …“-Alternativplänen darauf vor: Überlegen Sie sich, was alles passieren könnte und wie Sie am besten darauf reagieren.


Reifen lassen: „Überschlafen“ Sie Ihre Planung – Ihr Unterbewusstsein beschäftigt sich in der Zwischenzeit weiter mit dem Thema. Wenn Sie Ihre Aufzeichnungen nach ein oder zwei Tagen überarbeiten, werden Sie diese mit zahlreichen neuen Impulsen und guten Gedanken optimieren können.

Ihr Fahrplan zum Ziel: Wenn Sie schließlich alle Aktivitäten, die zum Erreichen Ihres Zieles notwendig sind, auf die verfügbare Zeit aufteilen, haben Sie Ihren Fahrplan zu Ihrem Ziel. Den können Sie dann Schritt für Schritt kontrolliert abarbeiten.

4. Schritt: Handeln / Zeitmanagement

Und erst auf dieser Basis von terminierbaren Einzelschritten ist eine effektive Zeitplanung als Grundlage für das Handeln möglich: Welches Etappenziel will ich heute, morgen, in der nächsten Woche, im nächsten Monat erreichen, um meinem großen Ziel Stück für Stück näher zu kommen?

Kaum ein Ziel lässt sich mit einem Schritt erreichen. In aller Regel sind viele große und kleine Schritte notwendig, um an ein fernes Ziel zu gelangen. Mit systematischer Zeitplanung schaffen Sie die Voraussetzung dafür, dass die einzelnen Schritte Ihrer Vorgehensplanung in die Realität umgesetzt werden.

Hierzu teilen Sie die vor Ihnen liegende Riesenaufgabe in kleine, machbare Portionen auf, gliedern also den Weg zum Ziel in überschaubare Etappen mit konkreten Zwischenzielen: Schreiben Sie alle (Teil-)Aufgaben und Einzelschritte in die Tagespläne beziehungsweise Monatsplan-Vormerkungen Ihres HelfRecht-Planers oder Terminkalenders (ganz gleich, ob Papier oder Elektronik). Damit können Sie auch mittel- und langfristige Pläne so weit aufsplitten, dass Sie Ihrem Ziel (= Erfolg!) Tag für Tag ein Stückchen näher kommen.

Insbesondere durch die Tagesplanung schlagen Sie die Brücke vom Plan zur Tat. Hierzu noch einige weitere Tipps: 

Tagesplanung: Planen Sie jeden einzelnen Tag: Welche Aufgaben und Termine stehen an? In welcher Reihenfolge und in welchem Zeitraum wollen Sie die einzelnen Aktivitäten abarbeiten?

Prioritäten: Lösen Sie sich davon, stets alle anstehenden Aufgaben gleichermaßen erledigen zu wollen. Das (wenige) Wichtige ist entscheidend, nicht das (viele) Dringende. Setzen Sie also bei Ihrer Tagesplanung klare Prioritäten und achten Sie darauf, dass Sie auf jeden Fall die wichtigen Arbeiten erledigen. Wenn Sie dies schaffen, haben Sie schon sehr viel erreicht.

Zeitreserven: Planen Sie Termine realistisch – lassen Sie ausreichend Luft für Unvorhergesehenes, für eventuell notwendige Umwege zum Ziel. Verplanen Sie nicht mehr als 60 Prozent Ihrer Zeit.

Tagesbewertung: Den abgelaufenen Tag sollten Sie jeweils schriftlich nachbereiten und bewerten. Fragen Sie sich, welchen Wert er für Ihr Leben hatte, wie er Sie Ihren Zielen näher gebracht hat. Beurteilen Sie den Tag als Ganzes – so vermeiden Sie es, negative Einzelereignisse überzubewerten. Wägen Sie gelungene Aktionen gegenüber den eventuell misslungenen ab. Sie werden feststellen, dass die Pluspunkte weitaus zahlreicher sind als die Minuszeichen. Dieses Nachbereiten hat zudem eine starke Wirkung auf Ihr Unterbewusstsein. Wenn Sie abends Ihren Tagesplan durchgehen, stellen Sie sicher, dass alle noch nicht erledigten Aufgaben auf spätere Tage übertragen werden. So haben Sie die Gewissheit, nichts zu vergessen, und können entspannt Ihren Feierabend genießen.

5. Schritt: Ergebnisse / Erfolge (=Kontrolle)

Wer dann sein Handeln sowie die damit erreichten Zwischenergebnisse stets am Ziel und an seiner Vorgehensplanung orientiert und im Bedarfsfall mit rechtzeitigen Kurskorrekturen gegensteuert, der hat die besten Voraussetzungen, dass er sein Handeln erfolgreich abschließt, dass er sein Ziel erreicht (= Erfolg).

Wichtig für die Umsetzungsphase nach der Vorgehensplanung: Verstehen Sie Planung als fortwährenden Prozess. Nicht der Plan an sich bringt den Erfolg, sei er auch noch so ausgefeilt und durchdacht. Nachhaltigen Erfolg des Handelns gewährleistet nur eine kontinuierlich begleitende Planung, die mit permanenten kleinen Kurskorrekturen auf das aktuelle Geschehen reagiert und Sie so langfristig auf Kurs hält.

Achten Sie deshalb beim Umsetzen Ihrer Vorgehensplanung sehr genau darauf, ob Sie mit den dort festgelegten Mitteln und Maßnahmen auch tatsächlich das bewirken, was Sie erreichen wollten. Passen Sie Ihren Aktionsplan bei Bedarf frühzeitig an die aktuelle Entwicklung an.

Erfolge feiern: Ziele erreichen sich nicht von selbst. Initiative, Anstrengung und Durchhaltevermögen sind nötig, um Aufgaben zu erledigen, Projekte zu bewältigen, Ziele zu erreichen. Nehmen Sie deshalb Ihre Erfolge nicht einfach hin. Genießen Sie jedes Ziel, das Sie durch zielgerichtetes Planen und Handeln erreicht haben. Feiern Sie jeden Erfolg, den Sie mit eigener Kraft geschafft haben. Und nutzen Sie ihn für weitere Motivation.

Belohnung: Belohnen Sie sich für erreichte Ziele und gute Leistungen. Erfüllen Sie sich einen lang gehegten Wunsch, machen Sie sich eine Freude. So prägen Sie Ihr Unterbewusstsein auf höchst angenehme Weise (Leistung wird belohnt) und erhöhen gleichzeitig Ihre Erfolgsfähigkeit.

Persönliche Erfolgsstrategie: Erfolge geben Kraft. Und sie zeigen Ihnen, wo Sie auch künftig erfolgreich sein können. Machen Sie sich deshalb bewusst, warum Sie diese Erfolge erreicht haben. Das gibt Ihnen Anhaltspunkte für Ihr weiteres Planen und Handeln – Sie finden Ihre persönliche Erfolgsstrategie.

Liste der Erfolge: Führen Sie eine Liste Ihrer Erfolge: Schreiben Sie auf, wenn Ihnen etwas besonders gut gelungen ist. Wenn Sie für Planungen, Entscheidungen oder Aktivitäten besonderes Lob geerntet, außergewöhnliche Anerkennung erhalten haben. Dokumentieren Sie in dieser „Liste der Erfolge“ aber auch, wie Sie diese Ergebnisse erreicht haben: Welches waren die ausschlaggebenden Kriterien für das gute Gelingen? Was können Sie daraus lernen? Nehmen Sie sich diese Aufzeichnungen immer mal wieder vor. Sie werden Ihnen unzählige Anregungen für künftige Ziele und Aktionen vermitteln. Sie werden Ihnen aber auch Selbstvertrauen schenken und Ihre Motivation für künftige Herausforderungen entscheidend fördern. Nutzen Sie diese Liste Ihrer persönlichen Erfolge schließlich auch zur Stimmungspflege: Blättern Sie in dieser Sammlung, wenn Sie mal nicht so gut drauf sind. Sie werden sehen: Ihre Laune wird garantiert besser.

 

Zum Autor:
Christoph Beck ist Prokurist und Leiter der Unternehmenskommunikation bei HelfRecht

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